Florence Wat voor festival of evenement je ook wilt organiseren, er komt enorm veel bij kijken. Veel meer dan je van tevoren waarschijnlijk voor mogelijkheid hield. Dit kan erg overweldigend zijn en je wellicht zelfs ontmoedigen om überhaupt door te gaan met de organisatie van de festiviteit. Zorg daarom dat je een rechterhand in de arm neemt in de vorm van een CRM-systeem. Heb je nog nooit van CRM systemen gehoord? Lees dan zeker dit artikel eens aandachtig door en ontdek zelf wat het voor je kan betekenen.
Alle gegevens gecentraliseerd
Bij de organisatie van een evenement heb je veel te maken met klanten en leveranciers. Een CRM-systeem biedt jou de mogelijkheid om alle klantgegevens op één centrale plek (in een Cloud) op te slaan. Om een goed overzicht voor jouw evenement te behouden zal je gestructureerd te werk moeten gaan en dat is dan ook precies waar een CRM-systeem je bij helpt. Zo vind je heel eenvoudig de benodigde informatie, of je nu op kantoor zit of onderweg bent.
Automatiseren van processen
Afhankelijk van de omvang van het evenement zal je ongetwijfeld personeel of vrijwilligers in dienst hebben. Om de kostbare werktijd van jouw personeel zo min mogelijk te verspillen, is het opzetten van geautomatiseerde processen een must. Ook hierbij biedt een CRM-systeem een helpende hand. Denk bijvoorbeeld aan het opstellen van mailinglijsten, vastgelegde contactmomenten met leveranciers of het plannen van afspraken in de agenda. Als je dergelijke taken uit handen neemt bij jouw werknemers kunnen zij hun volledige aandacht besteden aan het opbouwen en onderhouden van klantrelaties.
Beveiliging
Beveiliging van alle belangrijke data is tegenwoordig meer dan ooit een issue. Door te werken met een CRM-systeem verklein je de kans op datalekken doordat je in een beveiligde Cloud werkt. Wanneer alle werknemers zich aan de werkwijze houden van het CRM-systeem kan er in feite weinig verkeerd gaan.
Rapportages en statistieken
Tussentijds of nadat het evenement heeft plaatsgevonden, is het belangrijk om duidelijk te krijgen waar het organisatorisch goed en waar minder goed is gegaan. Door gebruik te maken van statistieken, lijsten, rapportages en prognoses uit het CRM-systeem zie je in één oogopslag de verkoopstatistieken. Tevens zie je hoe het leadbeheer is volbracht en kun je zelfs de klanttevredenheid peilen. Inzicht krijgen in dergelijke zaken geeft de mogelijkheid om te groeien als evenementenorganisator en veranderingen door te voeren in mogelijke toekomstige projecten. Ook het ondervangen van problemen tijdens het organisatieproces kan veel ellende en frustraties voorkomen.
